Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

Akyol Mobilya Orman Ürünleri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi ("Şirket") olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla, çalışanlarımızın kullanımına sunduğumuz bu mobil uygulama ("Uygulama") üzerinden işlenen kişisel verileriniz hakkında sizi bilgilendirmek isteriz. Uygulama yalnızca Şirket çalışanlarının kullanımına açıktır. Bu metni Uygulama içinden dilediğiniz zaman yeniden görüntüleyebilirsiniz.

Hangi verileriniz işlenir?

• Kimlik bilgileri: ad, soyad, T.C. kimlik numarası (giriş için kullanıcı adı olarak), doğum tarihi, ünvan, işe giriş tarihi
• İletişim bilgileri: kurumsal e-posta, dahili numara; açık rıza vermeniz hâlinde kişisel e-posta ve cep telefonu numarası
• Özlük bilgileri: departman, yaka türü, bağlı olduğunuz yönetici, iş tanımı, izin talepleriniz ve izin geçmişiniz, bordro ve belge talepleriniz
• Profil fotoğrafı (isteğe bağlı, açık rızanıza tabidir)
• Finansal bilgiler: harcırah ve harcama bildirimleri, yüklediğiniz fiş/fatura görüntüleri, tutar ve KDV bilgileri, nakit avans talepleri; İnsan Kaynaklarınca girilen ücret ve IBAN bilgileriniz (ücret bilgisi Uygulamada gösterilmez, IBAN yalnızca size gösterilir)
• Eğitim bilgileri: eğitim videosu tamamlama kayıtları ve quiz sonuçları
• Sağlık bilgisi: hastalık izni talebinizle birlikte yüklediğiniz sağlık raporu (özel nitelikli kişisel veri)
• Yapay zekâ ve ses içerikleri (Şirketin ilgili özellikleri açması hâlinde): Yapay Zekâ Asistanı ve araştırma asistanına yazdığınız veya sesli sorduğunuz sorular, eklediğiniz dosyalar, metne çevrilmek üzere yüklediğiniz ses kayıtları ve bunların metin hâli
• Katılım içerikleri: anonim olmayan anketlerdeki cevaplarınız, anonim olmayan öneri ve şikayetleriniz, fikir paylaşımlarınız, İSG ve acil durum bildirimleriniz, yaşam olayları panosu içerikleri
• İşlem güvenliği bilgileri: Uygulamaya giriş (oturum açma-kapama) kayıtları, oturum bilgileri, cihaz bildirim tanımlayıcısı ve hassas işlemlere ilişkin denetim kayıtları
• İşyeri giriş-çıkış (puantaj) bilgileri (Şirketin Giriş-Çıkış Takibi özelliğini açması ve sizi takibe alması hâlinde): işyerine giriş ve çıkış hareketlerinizin tarihi ve saati, hareketin yapıldığı terminalin ve tanımlı işyeri konumunun adı, doğrulama yöntemi (QR kod ve/veya konum), hareket anında cihazınızdan alınan konum bilgisi (enlem, boylam, konum hassasiyeti, işyeri alanına uzaklık ve cihazın bildirdiği sahte konum işareti; Şirketin seçmesi ve konum servisinizin açık olması hâlinde QR kod okutma anındaki konum dâhil), IP adresi, cihaz platformu ve uygulama sürümü; Şirketin telefon doğrulamasını açması hâlinde İnsan Kaynaklarınca tanımlanan cep telefonu numaranız, doğrulama kodlarının gönderim ve doğrulama kayıtları, doğrulanan telefona verilen rastgele cihaz anahtarı (sunucuda yalnızca özeti saklanır) ve Android cihazlarda hat değişikliğini anlamaya yarayan hat bilgisi (operatör kodu ve hattın cihazdaki sıra kimliği); bu hareketlerden hesaplanan çalışma süresi, mola, geç kalma, erken çıkma, fazla çalışma, eksik hareket ve devamsızlık bilgileri; hareketlerde elle yapılan düzeltmelerin gerekçesi, tarihi ve düzeltmeyi yapan kişi
• Uygulama kullanım bilgileri: görüntülenen ekranların uygulama içindeki genel yolu (ör. "/leave/new"; kayıt numarası, ad, T.C. kimlik numarası veya e-posta içermez), oturum başlangıcı ve süresi, Uygulamanın ilk açılması, güncellenmesi ve kaldırılması gibi otomatik olaylar, uygulamaya özgü rastgele üretilmiş kurulum kimliği, cihaz türü, marka ve modeli, işletim sistemi ve uygulama sürümü, ekran çözünürlüğü, dil ayarı ve IP adresinden türetilen, şehir düzeyini aşmayan yaklaşık konum (ülke, bölge, şehir); Uygulamanın web sürümünde bu amaçla kullanılan çerezler

Anonim modüllerde (anonim öneri/şikayet, anonim soru, anonim acil durum bildirimi, anonim anket) kimliğiniz, IP adresiniz ve cihaz bilginiz ilettiğiniz içerikle birlikte hiçbir koşulda kaydedilmez; bu modüllerden ilettiğiniz içerikler sizinle eşleştirilmez. Bu ekranların açılması, diğer ekranlarda olduğu gibi yalnızca ekran yolu düzeyinde (ör. "/suggestion/new") uygulama kullanım bilgisi olarak ölçülür ve ilettiğiniz içerikle eşleştirilmez.

Verileriniz hangi amaçlarla işlenir?

• İzin, harcırah, avans, bordro ve belge taleplerinizin alınması, onay süreçlerinin yürütülmesi ve sonuçlandırılması
• Kurum içi duyuru, bildirim ve iletişim süreçlerinin yürütülmesi
• İSG eğitimlerinin ve zorunlu eğitimlerin takibi, İSG ve acil durum bildirimlerinin yönetilmesi
• Anket, öneri/şikayet ve fikir yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
• Kullanıcı hesabınızın oluşturulması, yetkilendirilmesi ve yönetilmesi
• İşyerine giriş-çıkışların kaydedilmesi; çalışma sürelerinin, fazla çalışmanın, geç kalma ve devamsızlığın puantaj ve ücret hesabı amacıyla belirlenmesi; giriş-çıkışın işyerinde ve size ait, doğrulanmış telefondan yapıldığının doğrulanması; Şirketin seçmesi hâlinde QR kodla yapılan hareketin yapıldığı yerin kayda geçirilmesi
• Bilgi güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin önlenmesi ve hassas işlemlerin denetim kaydının tutulması
• Uygulamanın hangi ekranlarının ne ölçüde kullanıldığının istatistiksel olarak ölçülmesi, hataların ve kullanım sorunlarının tespit edilmesi ve Uygulamanın geliştirilmesi
• İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve ilgili mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi

Hukuki sebepler

Kişisel verileriniz KVKK m.5/2 uyarınca; kanunlarda açıkça öngörülmesi, iş sözleşmesinin ifasıyla doğrudan ilgili olması, Şirketin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla Şirketin meşru menfaati hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Profil fotoğrafınız ile kişisel e-posta ve kişisel cep telefonu numaranız (telefon doğrulaması için İnsan Kaynaklarınca tanımlanan numara hariç) ise yalnızca açık rızanıza dayanılarak işlenir; açık rıza vermemeniz Uygulamanın temel işlevlerini kullanmanıza engel değildir. Hastalık izni için yüklediğiniz sağlık raporu özel nitelikli kişisel veri olup KVKK m.6 uyarınca istihdama ve iş sağlığı ve güvenliğine ilişkin hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla işlenir. Uygulama kullanım bilgileri, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla Şirketin meşru menfaati (KVKK m.5/2-f) hukuki sebebine dayanılarak işlenir; bu bilgiler hesabınızla (ad, soyad, T.C. kimlik numarası, e-posta) eşleştirilmez, reklam amacıyla kullanılmaz ve reklam kimliği toplanmaz. İşyeri giriş-çıkış (puantaj) bilgileri; iş sözleşmesinin ifası (KVKK m.5/2-c), çalışma sürelerinin ve fazla çalışmanın kayıt altına alınmasına ilişkin İş Kanunu ve ilgili mevzuattan doğan hukuki yükümlülükler (KVKK m.5/2-ç) ve Şirketin meşru menfaati (KVKK m.5/2-f) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir; hareket anındaki konum bilgisi yalnızca giriş-çıkışın tanımlı işyeri alanında yapıldığının doğrulanması ve, Şirketin seçmesi hâlinde, QR kodla yapılan hareketin yapıldığı yerin kayda geçirilmesi amaçlarıyla ve bunlarla sınırlı olarak işlenir; sürekli konum takibi yapılmaz. Telefon doğrulamasında cep telefonu numaranız ve cihaz anahtarı, aynı hukuki sebeplere dayanılarak yalnızca doğrulama kodunun gönderilmesi ve giriş-çıkışın size ait, doğrulanmış telefondan yapıldığının sağlanması amacıyla işlenir; numaranız bu amaç dışında iletişim için kullanılmaz.

Verileriniz kimlere aktarılır?

Talep ayrıntılarınız Şirket içinde onay zincirinizdeki kişilere (yöneticiniz, varsa vekili ve İnsan Kaynakları) görünür; izniniz onaylandığında adınız ve izin tarihleriniz (izin türü belirtilmeden) aynı yöneticiye bağlı çalışma arkadaşlarınıza bildirim olarak gönderilir ve adınız, profil fotoğrafınız ve tarihlerinizle birlikte ekip takviminde görünür. Giriş-çıkış ve puantaj kayıtlarınızı İnsan Kaynakları ile departman yöneticiniz ve vekili (yönettikleri departmanlar kapsamında) görüntüler; hareket anındaki konum bilgisi bu yetkililere yalnızca hareket ayrıntısında görünür ve yurt dışına aktarılmaz. Kendi kayıtlarınızı Uygulamadaki Hareketlerim ekranından görebilirsiniz. Kişisel verileriniz; hukuki yükümlülük kapsamında talep eden yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, Uygulamanın geliştirilmesi ve barındırılması hizmetini veren tedarikçiye ise veri işleyen sıfatıyla ve yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde aktarılabilir. Telefon doğrulaması için cep telefonu numaranız ve doğrulama kodu, SMS gönderimi amacıyla Türkiye’de yerleşik SMS hizmet sağlayıcısına (Netgsm) veri işleyen sıfatıyla aktarılır. Uygulama verileri Türkiye sınırları içindeki sunucularda barındırılır. Bunun istisnaları, sunucuları ABD başta olmak üzere yurt dışında bulunan aşağıdaki hizmet sağlayıcılardır: (i) anlık bildirimler Expo bildirim hizmeti (650 Industries, Inc., ABD) aracılığıyla Apple (APNs) ve Google (Firebase Cloud Messaging) altyapısına iletilir; bu servislere cihaz bildirim tanımlayıcısı, bildirimin başlığı ve metni, okunmamış bildirim sayısı ile bildirime dokunulduğunda açılacak ekran ve ilgili kayıt numarası gider; sistemin ürettiği izin talebi ve onay bildirimlerinde bu metin kişi adı, izin türü veya tarih içermez, ayrıntılar yalnızca Uygulama içindeki Bildirimler ekranında görüntülenir; (ii) uygulama kullanım bilgileri Google LLC ve Google Ireland Limited tarafından sunulan Google Analytics for Firebase hizmeti aracılığıyla işlenir; (iii) eğitim videoları YouTube (Google LLC) üzerinden oynatılır; eğitim videosu ekranı açıldığında oynatıcı YouTube sunucularından yüklenir, bu sırada IP adresiniz ile cihaz ve tarayıcı bilgileriniz Google’a iletilir ve YouTube cihazınıza çerez ve benzeri tanımlayıcılar yerleştirebilir; (iv) harcırah bildiriminde yüklediğiniz fiş görselleri tutar ve tarihin otomatik okunması için, Şirketin ilgili özellikleri açması hâlinde ise Yapay Zekâ Asistanı ve araştırma asistanına yönelttiğiniz sorular, eklediğiniz dosyalar ve işlemin gerektirdiği diğer içerik OpenRouter, Inc. (ABD) aracılığıyla seçilen yapay zekâ modelinin sağlayıcısına (ör. Google, OpenAI) iletilir; sesli sorularınız seçilen modele göre ya doğrudan bu sağlayıcıya ya da metne çevrilmek üzere ElevenLabs’e (ABD) gider; ses kaydı transkripsiyonunda yerel motor kullanıldığında ses kayıtları yurt dışına gönderilmez, Şirket ElevenLabs motorunu seçerse ElevenLabs’e iletilir; (v) web yönetim paneli girişinde ve herkese açık hesap silme sayfasında bot koruması için Cloudflare Turnstile kullanılır ve IP adresiniz ile tarayıcı bilgileriniz Cloudflare, Inc. (ABD) şirketine iletilir. Yurt dışına yapılan bu aktarımlar, KVKK m.9 uyarınca ilgili hizmet sağlayıcılarla Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen standart sözleşmeler imzalanarak ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na bildirilerek gerçekleştirilir. Tüm iletişim şifreli bağlantı üzerinden gerçekleşir.

Verileriniz nasıl toplanır?

Verileriniz; İnsan Kaynakları kayıtlarından yapılan kullanıcı aktarımı, Uygulama üzerinden sizin yaptığınız giriş, yükleme ve güncellemeler ile Uygulamanın çalışması sırasında otomatik yollarla elektronik ortamda toplanır. Uygulama kullanım bilgileri, Uygulamaya entegre Google Analytics for Firebase yazılım bileşeni aracılığıyla, Uygulama ilk açıldığı andan itibaren (giriş yapılmadan önce de) otomatik olarak toplanır; Uygulamanın web sürümünde bu amaçla çerez kullanılır. Yüklediğiniz fotoğraflar, konum ve cihaz bilgisi içeren EXIF verileri temizlenerek saklanır. İşyeri giriş-çıkış hareketleriniz, Uygulamanın Giriş-Çıkış ekranında işyeri girişindeki terminalin ekranında gösterilen QR kodu okutmanız ve/veya cihazınızın konum servisi aracılığıyla toplanır; konum yalnızca Giriş-Çıkış ekranı açıkken, Uygulama ön plandayken ve konum izni vermeniz hâlinde alınır; arka planda veya mesai boyunca konum takibi yapılmaz. QR kod okutulurken kamera görüntüsü kaydedilmez ve sunucuya gönderilmez, yalnızca okunan kod iletilir; Şirketin seçmesi ve konum izniniz ile konum servisinizin açık olması hâlinde okutma anındaki konum da iletilir, bu konum doğrulama için kullanılmaz ve alınamazsa okutma yine kaydedilir. Şirketin telefon doğrulamasını açması hâlinde giriş-çıkış yalnızca SMS koduyla doğrulanmış telefondan yapılabilir; doğrulama kodu cep telefonunuza SMS ile gönderilir, Android cihazlarda yalnızca bu SMS sizin onayınızla Uygulama tarafından okunur (Uygulama SMS’lerinize erişim izni almaz), iOS cihazlarda kod klavyenin önerisiyle girilir. Konum izni vermemeniz hâlinde, Şirketin seçtiği doğrulama yöntemi konum gerektiriyorsa giriş-çıkışınız Uygulama üzerinden kaydedilemez; bu durumda hareketiniz İnsan Kaynakları tarafından gerekçesiyle elle kaydedilebilir. Seyahat ekranlarında "En yakın" sıralamasını seçtiğinizde cihazınızın anlık konumu yalnızca sıralama için sunucuya iletilir ve kaydedilmez; bir carinin konumunu cihazınızın konumuyla kaydettiğinizde ise bu bilgi carinin (işletmenin) konumu olarak saklanır.

Verileriniz ne kadar süre saklanır?

• İzin kayıtları, anket sonuçları, eğitim tamamlama kayıtları ve İSG bildirimleri ilgili mevzuattaki saklama süreleri boyunca saklanır
• Denetim kayıtları 5 yıl süreyle saklanır
• İşyeri giriş-çıkış (puantaj) kayıtları ve bunlara ilişkin düzeltme kayıtları, çalışma süreleri ve ücretlere ilişkin mevzuatın öngördüğü saklama ve zamanaşımı süreleri boyunca saklanır
• Uygulama kullanım bilgilerinin olay ve kullanıcı düzeyindeki kayıtları 2 aylık saklama süresi dolduktan sonra hizmet sağlayıcının aylık olarak yürüttüğü otomatik silme işleminde silinir; ad, T.C. kimlik numarası, e-posta veya kurulum kimliği içermeyen toplu raporlar (ör. ekran, cihaz türü, uygulama sürümü ve bölge bazında kullanım sayıları) daha uzun süre saklanabilir. Mobil uygulamadaki kurulum kimliği Uygulama silinene veya verileri temizlenene kadar cihazda, web sürümündeki analitik çerezlerinin süresi her ziyarette yenilenir ve çerezler son ziyaretinizden itibaren 13 ay tarayıcıda kalır
• Yaşam olayları panosu içerikleri 90 gün sonra otomatik olarak arşive alınır
• İş ilişkiniz sona erdiğinde hesabınız pasifleştirilir; kişisel verileriniz, yasal saklama süresi öngörülen kayıtlar hariç, en geç 10 yıl içinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir

Haklarınız

KVKK m.11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarım yapılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle yapılan analizler sonucunda aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararınızın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi İnsan Kaynakları birimine yazılı olarak veya info@akyollife.com.tr adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.