Solinflow Gizlilik Politikası

1. Bu politika ne anlatıyor?

Solinflow, kurumların insan kaynakları süreçlerini çalışanlarının telefonuna taşıyan bir mobil uygulamadır. Bu politika, uygulamayı kullandığınızda hangi kişisel verilerinizin işlendiğini, neden işlendiğini, kimlerle paylaşıldığını ve bu konuda hangi haklara sahip olduğunuzu açıklar.

Politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) çerçevesinde hazırlanmıştır.

Yürürlük tarihi: 14.09.2026

2. Kim, hangi rolde?

• Veri sorumlusu: Çalıştığınız kurum (işvereniniz). Hangi verilerinizin ne amaçla işleneceğine karar veren taraf odur. Hesabınızı da kurumunuzun İnsan Kaynakları ekibi açar; uygulamada kayıt olma adımı yoktur.
• Veri işleyen: DataSolin Yazılım. Uygulamayı geliştirir ve barındırır; verilerinizi yalnızca kurumunuzun talimatı doğrultusunda ve bu politikada yazılı amaçlarla işler.

Kişisel verilerinizle ilgili taleplerinizi öncelikle kurumunuzun İnsan Kaynakları birimine iletmeniz gerekir. Uygulamanın kendisiyle ilgili teknik konularda bize https://solinflow.datasolin.com.tr/destek adresinden ulaşabilirsiniz.

3. Hangi verileriniz işleniyor?

Kimlik	Ad, soyad, T.C. kimlik numarası (girişte kullanılabilir), sicil/personel numarası, doğum tarihi, işe giriş tarihi, departman, unvan, yaka türü
İletişim	Kurumsal e-posta adresi, dahili numara; açık rızanız hâlinde kişisel e-posta adresi ve cep telefonu numarası
Görsel	Profil fotoğrafı; izin raporu ve harcırah fişi olarak yüklediğiniz belge fotoğrafları
Özlük ve talep	İzin talepleri ve bakiyeleri, harcırah/avans talepleri ve harcama tutarları, bordro ve belge talepleri, onay adımları ve onaylayan kişiler; İnsan Kaynaklarınca girilen IBAN bilginiz (yalnızca size gösterilir)
Kullanıcı içeriği	Anket cevapları, eğitim/quiz sonuçları, fikirler ve oylar, öneri ve şikayetler, SSS soruları, acil durum ve İSG bildirimleri
Sağlık	Hastalık izni için yüklediğiniz sağlık raporu (özel nitelikli kişisel veri; KVKK m.6 uyarınca istihdama ve iş sağlığı ve güvenliğine ilişkin hukuki yükümlülükler kapsamında işlenir)
Yapay zekâ ve ses	Kurumunuz ilgili özellikleri açtıysa: Yapay Zekâ Asistanı ve araştırma asistanına yazdığınız veya sesli sorduğunuz sorular, eklediğiniz dosyalar, metne çevrilmek üzere yüklediğiniz ses kayıtları ve bunların metin hâli
Teknik	Oturum bilgisi (erişim ve yenileme jetonu), bildirim gönderebilmek için cihazın push jetonu, uygulama sürümü ve platform (iOS/Android)
Giriş-çıkış (puantaj)	Kurumunuz Giriş-Çıkış Takibi özelliğini açtıysa ve sizi takibe aldıysa: işyerine giriş ve çıkış hareketlerinizin tarihi ve saati, terminalin ve işyeri konumunun adı, doğrulama yöntemi (QR kod ve/veya konum), hareket anında cihazınızdan alınan konum (enlem, boylam, hassasiyet, işyeri alanına uzaklık, sahte konum işareti; kurumunuz seçtiyse QR kod okutma anındaki konum dâhil), IP adresi, platform ve uygulama sürümü; kurumunuz telefon doğrulamasını açtıysa İnsan Kaynaklarınca tanımlanan cep telefonu numaranız, doğrulama kodu kayıtları, doğrulanan telefona verilen rastgele cihaz anahtarı (sunucuda yalnızca özeti) ve Android cihazlarda hat değişikliğini anlamaya yarayan hat bilgisi (operatör kodu ve hattın cihazdaki sıra kimliği); bunlardan hesaplanan çalışma süresi, geç kalma, erken çıkma, fazla çalışma ve devamsızlık bilgileri; elle yapılan düzeltmelerin gerekçesi ve düzeltmeyi yapan kişi
Kullanım istatistikleri	Görüntülenen ekranın uygulama içindeki genel yolu (ör. "/leave/new"; kayıt numarası, ad, T.C. kimlik numarası veya e-posta içermez), oturum başlangıcı ve süresi, uygulamanın ilk açılması, güncellenmesi ve kaldırılması gibi otomatik olaylar, uygulamaya özgü rastgele üretilmiş kurulum kimliği, cihaz türü, marka ve modeli, işletim sistemi, ekran çözünürlüğü, dil ve IP adresinden türetilen, şehir düzeyini aşmayan yaklaşık konum (ülke, bölge, şehir); web sürümünde bu amaçla kullanılan çerezler. Bu bilgiler uygulama ilk açıldığı andan itibaren, giriş yapılmadan önce de toplanır.

Toplanmayan veriler: Cihazınızın konumu (GPS) yalnızca 5. bölümde (Uygulama izinleri) yazılı durumlarda, sizin başlattığınız işlem anında alınır; arka planda konum toplanmaz ve sürekli konum takibi yapılmaz. Kullanım istatistikleri hizmeti IP adresinden şehir düzeyini aşmayan yaklaşık konum türetir ve IP adresini saklamaz. Reklam kimliği (Android Advertising ID / iOS IDFA) toplanmaz. Uygulamada reklam ağı bulunmaz. Kullanım istatistikleri hesabınızla eşleştirilmez ve farklı uygulama ya da internet siteleri arasında takip amacıyla kullanılmaz. Verileriniz reklam amacıyla kullanılmaz ve reklam amacıyla üçüncü taraflara satılmaz.

4. Verileriniz hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işleniyor?

• İş sözleşmesinin ifası (KVKK m.5/2-c): izin, harcırah, bordro ve belge taleplerinin alınması, onay süreçlerinin yürütülmesi, onay sonucunun size bildirilmesi; işyeri giriş-çıkışlarının ve çalışma sürelerinin kaydedilmesi.
• Hukuki yükümlülük (KVKK m.5/2-ç): iş sağlığı ve güvenliği bildirimleri, zorunlu eğitim kayıtlarının tutulması, özlük dosyasına ilişkin yasal saklama yükümlülükleri; çalışma sürelerinin ve fazla çalışmanın kayıt altına alınması (işyeri giriş-çıkış / puantaj kayıtları).
• Meşru menfaat (KVKK m.5/2-f): hesap güvenliği, yetkisiz erişimin engellenmesi, hata kayıtlarıyla arıza tespiti, kurum içi duyuru ve bilgilendirme; uygulamanın hangi ekranlarının kullanıldığının istatistiksel olarak ölçülmesi ve uygulamanın geliştirilmesi; giriş veya çıkışın işyerinde yapıldığının o andaki konumla doğrulanması; kurumunuz seçtiyse QR kodla yapılan giriş-çıkışın yapıldığı yerin kaydedilmesi; giriş-çıkışın size ait, SMS koduyla doğrulanmış telefondan yapıldığının sağlanması.
• Açık rıza (KVKK m.5/1): yalnızca profil fotoğrafınız ile kişisel e-posta adresiniz ve kişisel cep telefonu numaranız için (telefon doğrulaması için İnsan Kaynaklarınca tanımlanan numara hariç). Açık rıza vermemeniz uygulamanın temel işlevlerini kullanmanıza engel değildir; rızanızı dilediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.

5. Uygulama izinleri

Uygulama yalnızca ilgili özelliği kullandığınız anda ve yalnızca o iş için izin ister:

• Kamera: profil fotoğrafı çekmek, izin raporu veya harcırah fişi fotoğraflamak; işyeri girişindeki terminalde gösterilen giriş-çıkış QR kodunu okutmak (kamera görüntüsü kaydedilmez, yalnızca okunan kod gönderilir).
• Fotoğraflar: cihazınızdaki bir görseli aynı amaçlarla seçmek.
• Mikrofon: kurumunuz ilgili özellikleri açtıysa Yapay Zekâ Asistanı’na veya araştırma asistanına sesli soru sormak.
• Konum: kurumunuz Giriş-Çıkış Takibi’ni konum doğrulamasıyla açtıysa, giriş veya çıkış yaptığınız anda işyeri alanında olduğunuzu doğrulamak; kurumunuz seçtiyse QR kod okuttuğunuz andaki konumu kaydetmek (doğrulama için kullanılmaz); Seyahat ekranlarında carileri size en yakından sıralamak (konum yalnızca sıralama için gönderilir, kaydedilmez) veya bir carinin konumunu cihazınızın konumuyla kaydetmek. Konum yalnızca uygulama açıkken ve ilgili ekrandayken alınır.
• Bildirimler: talebinizin onay durumu, yeni duyuru ve size düşen onaylar hakkında bilgilendirme. Hangi konularda bildirim alacağınızı uygulama içinden değiştirebilirsiniz; ancak resmi duyuru, acil durum/İSG, izin, harcırah ve belge (bordro) talepleri ile size atanan görevlere ilişkin bildirimler kapatılamaz.

SMS doğrulama kodu: kurumunuz telefon doğrulamasını açtıysa doğrulama kodu cep telefonunuza SMS ile gelir. Android’de uygulama SMS okuma izni istemez; yalnızca bu SMS’i, telefonunuzun gösterdiği pencerede onay vermeniz hâlinde okur. iOS’ta kod klavyenin önerisiyle girilir.

Bu izinlerin hiçbiri arka planda çalışmaz; izni reddettiğinizde uygulamanın geri kalanı çalışmaya devam eder. Kurumunuzun seçtiği doğrulama yöntemi konum gerektiriyorsa konum izni olmadan giriş-çıkış uygulamadan yapılamaz; İnsan Kaynakları hareketinizi elle kaydedebilir.

6. Anonim gönderiler

Öneri ve şikayet, anonim anket ve SSS sorusu gibi anonim gönderilerde kimliğiniz, IP adresiniz ve cihaz bilginiz gönderinizle birlikte kaydedilmez ve gönderiniz sizinle eşleştirilmez. Bu gönderiler yalnızca giriş yapmış çalışanlarca yapılabildiği için oturum bilginiz ve IP adresiniz teknik olarak sunucuya ulaşır; bunlar yalnızca oturumunuzu doğrulamak için o an kullanılır ve gönderiyle birlikte saklanmaz. Bu ekranların açılması, diğer ekranlar gibi gönderi içeriği olmaksızın kullanım istatistiklerine dahil edilir. Anonim bir öneri veya şikayete verilen yanıtı, yalnızca gönderim anında size verilen ve cihazınızda saklanan takip kodu ile görüntüleyebilirsiniz. Takip kodunu kaybederseniz gönderiminize erişimi kurtarmanın bir yolu yoktur — bu, anonimliğin korunması için bilinçli bir tasarım tercihidir.

7. Verileriniz kimlerle paylaşılıyor?

• Kurumunuz içinde: talep ayrıntılarınız onay zincirinizdeki kişilere (yöneticiniz, varsa vekili ve İnsan Kaynakları) görünür. İzniniz onaylandığında adınız ve izin tarihleriniz (izin türü belirtilmeden) aynı yöneticiye bağlı çalışma arkadaşlarınıza bildirim olarak gönderilir ve adınız, profil fotoğrafınız ve tarihlerinizle birlikte ekip takviminde görünür. Giriş-çıkış ve puantaj kayıtlarınızı İnsan Kaynakları ile departman yöneticiniz ve vekili (yönettikleri departmanlar kapsamında) görür; hareket anındaki konum yalnızca hareket ayrıntısında bu yetkililere görünür ve yurt dışındaki hizmet sağlayıcılara gönderilmez.
• Barındırma: uygulama sunucuları ve veritabanı, DataSolin tarafından yönetilen altyapıda tutulur.
• SMS hizmeti: kurumunuz telefon doğrulamasını açtıysa cep telefonu numaranız ve doğrulama kodu, SMS gönderimi için Türkiye’de yerleşik SMS hizmet sağlayıcısına (Netgsm) iletilir.
• Bildirim altyapısı: anlık bildirimler Expo bildirim hizmeti (650 Industries, Inc., ABD) aracılığıyla Apple (APNs) ve Google (Firebase Cloud Messaging) servislerine iletilir. Bu servislere cihaz jetonu, bildirimin başlığı ve metni, okunmamış bildirim sayısı ile bildirime dokunulduğunda açılacak ekran ve kayıt numarası gider. Sistemin ürettiği izin talebi ve onay bildirimlerinde bu metin kişi adı, izin türü veya tarih içermez; ayrıntılar yalnızca uygulamadaki Bildirimler ekranında görüntülenir.
• Kullanım istatistikleri: ekran kullanım istatistikleri Google LLC ve Google Ireland Limited tarafından sunulan Google Analytics for Firebase hizmeti üzerinden işlenir; bu hizmetin sunucuları ABD başta olmak üzere yurt dışında bulunmaktadır. Hizmete adınız, T.C. kimlik numaranız, e-posta adresiniz veya kayıt numaraları gönderilmez; reklam kimliği toplanmaz, Google hesaplarıyla eşleştirme (Google signals) ve reklam kişiselleştirme kapalıdır.
• Yapay zekâ hizmetleri: harcırah bildiriminde yüklediğiniz her fiş görseli, tutar ve tarihin otomatik okunması için OpenRouter, Inc. (ABD) aracılığıyla seçilen yapay zekâ modelinin sağlayıcısına (ör. Google, OpenAI) iletilir. Kurumunuz ilgili özellikleri açtıysa Yapay Zekâ Asistanı ve araştırma asistanına yönelttiğiniz sorular, eklediğiniz dosyalar ve işlemin gerektirdiği diğer içerik de aynı yolla iletilir; sesli sorularınız seçilen modele göre ya doğrudan bu sağlayıcıya ya da metne çevrilmek üzere ElevenLabs’e (ABD) gider. Ses kaydı transkripsiyonunda yerel motor kullanıldığında ses kayıtları yurt dışına gönderilmez; kurumunuz ElevenLabs motorunu seçerse ElevenLabs’e iletilir. Bu içeriklerin sağlayıcılar nezdinde saklanma ve kullanılma koşulları, ilgili sağlayıcının hizmet sözleşmesine ve hizmeti işleten DataSolin adına açılmış hesaptaki gizlilik ayarlarına tabidir. Yapay Zekâ Asistanı, araştırma asistanı ve transkripsiyon özellikleri kapalıysa bu özelliklere ait hiçbir veri sağlayıcılara gitmez.
• Eğitim videoları: eğitim videoları YouTube (Google LLC, ABD) üzerinden oynatılır; eğitim videosu ekranı açıldığında oynatıcı YouTube sunucularından yüklenir, bu sırada IP adresiniz ile cihaz ve tarayıcı bilgileriniz Google’a iletilir ve YouTube cihazınıza çerez ve benzeri tanımlayıcılar yerleştirebilir.
• Bot koruması: web yönetim paneli girişinde ve herkese açık hesap silme sayfasında Cloudflare Turnstile kullanılır; IP adresiniz ve tarayıcı bilgileriniz Cloudflare, Inc. (ABD) şirketine iletilir.
• Yasal talep: mevzuatın zorunlu kıldığı hâllerde yetkili kamu kurumlarıyla.

Yurt dışında bulunan bu hizmet sağlayıcılara yapılan aktarımlar, KVKK m.9 uyarınca ilgili hizmet sağlayıcılarla Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen standart sözleşmeler imzalanarak ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na bildirilerek gerçekleştirilir. Bunların dışında verileriniz üçüncü kişilerle paylaşılmaz, satılmaz veya kiralanmaz.

8. Verileriniz ne kadar süre saklanıyor?

• Özlük ve talep kayıtları (izin, harcırah, bordro, onaylar): iş ilişkisi süresince ve sona ermesinden sonra mevzuatın öngördüğü zamanaşımı/saklama süreleri boyunca.
• İşyeri giriş-çıkış (puantaj) kayıtları ve düzeltme kayıtları: iş ilişkisi süresince ve sona ermesinden sonra çalışma süreleri ve ücretlere ilişkin mevzuatın öngördüğü saklama ve zamanaşımı süreleri boyunca.
• Bildirim kayıtları ve oturum jetonları: işlevleri gereği kısa süreli; oturum jetonları çıkış, şifre değişikliği veya hesap kapatma ile geçersiz olur.
• Anonim gönderiler: kimliğe bağlı olmadıkları için kişisel veri olarak saklanmazlar.
• Kullanım istatistikleri: olay ve kullanıcı düzeyindeki kayıtlar, 2 aylık saklama süresi dolduktan sonra hizmet sağlayıcının aylık olarak yürüttüğü otomatik silme işleminde silinir; ad, T.C. kimlik numarası, e-posta veya kurulum kimliği içermeyen toplu raporlar daha uzun süre saklanabilir. Kurulum kimliği uygulama silinene veya verileri temizlenene kadar cihazda kalır; web sürümündeki analitik çerezlerinin süresi her ziyarette yenilenir ve çerezler son ziyaretinizden itibaren 13 ay tarayıcıda kalır.
• Süre dolduğunda veriler silinir veya geri döndürülemez şekilde anonim hâle getirilir.

9. Güvenlik

• Uygulama ile sunucu arasındaki tüm trafik HTTPS ile şifrelenir.
• Mobil uygulamada oturum bilgileriniz cihazınızda işletim sisteminin güvenli deposunda (iOS Keychain / Android Keystore), uygulamanın web sürümünde ise tarayıcınızın yerel depolama alanında tutulur.
• Şifreniz geri döndürülemez biçimde özetlenerek saklanır; kimse şifrenizi göremez.
• Şifre değişikliği, hesabın pasifleştirilmesi veya rol değişikliği durumunda açık oturumlar anında geçersiz olur.
• Her kurumun verisi veritabanı düzeyinde birbirinden yalıtılmıştır; bir kurumun kullanıcısı başka bir kurumun verisini göremez.
• Talep ayrıntılarınız yalnızca yetkilendirilmiş onaycılara açıktır; onaylanan izinlerinizin tarihleri (izin türü olmadan) aynı yöneticiye bağlı çalışma arkadaşlarınıza görünür.

10. Hesabınızı kapatma ve verilerin silinmesi

Hesabınızın kapatılmasını kurumunuzun İnsan Kaynakları birimine başvurarak veya https://solinflow.datasolin.com.tr/destek adresinden talep edebilirsiniz. Kurumunuz etkinleştirdiyse hesabınızı uygulama içinden Profil → Ayarlar → Hesabımı Sil adımıyla kendiniz de kapatabilirsiniz. Hesap kapatıldığında oturumunuz anında sonlanır ve tekrar giriş yapamazsınız.

Kurumunuzun mevzuat gereği saklamak zorunda olduğu özlük ve talep kayıtları (izin, harcırah, bordro, onay geçmişi) yasal saklama süresi boyunca korunur; bu, iş hukukundan doğan bir zorunluluktur ve talebinizle ortadan kalkmaz. Saklama süresi dolduğunda bu kayıtlar da silinir.

Silme talebinizi https://solinflow.datasolin.com.tr/destek adresinden de iletebilirsiniz.

11. Haklarınız

KVKK m.11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini isteme, düzeltme/silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Bu haklarınızı kullanmak için veri sorumlusu sıfatındaki kurumunuzun İnsan Kaynakları birimine başvurunuz. Uygulamaya ilişkin teknik destek için: https://solinflow.datasolin.com.tr/destek · datasolinsoftware@gmail.com

12. Çocuklar

Solinflow bir kurumsal çalışan uygulamasıdır ve 18 yaşından küçüklerin kullanımına yönelik değildir. Uygulamaya yalnızca kurumunuzun açtığı hesapla giriş yapılabilir.

13. Bu politikada yapılacak değişiklikler

Politika güncellendiğinde yeni bir sürüm yayınlanır ve bu sayfada yayımlanır. Önemli değişikliklerde uygulama üzerinden bilgilendirilirsiniz; onayınız gereken durumlarda uygulama sizden açıkça onay ister.

14. İletişim

Uygulama ve bu politika hakkında: https://solinflow.datasolin.com.tr/destek · datasolinsoftware@gmail.com

Kişisel verilerinizle ilgili başvurularınız için önce kurumunuzun İnsan Kaynakları birimine ulaşınız.